Pokud ve své firmě vypíšete výběrové řízení na volné pracovní místo, budete zpracovávat osobní údaje většího či menšího počtu uchazečů o zaměstnání. Pracovní smlouvu uzavřete zpravidla s jedním uchazečem, ale v počítači budete mít uložené životopisy uchazečů, které jste nakonec nevybrali. Jaké údaje můžete požadovat při přijímaní do zaměstnání a jak máte naložit s osobními údaji neúspěšných uchazečů?

Na osobní údaje uchazečů o zaměstnání se nevztahuje pouze GDPR, ale i zákoník práce. Před vznikem pracovního poměru smíte požadovat od uchazeče o zaměstnání jen takové údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Rozsah požadovaných osobních údajů bude souviset s prací, kterou u Vás bude zaměstnanec vykovávat. Pokud je pro vypsanou pozici nutné určité vzdělání, můžete požadovat informace o vzdělání včetně předložení diplomu. U některých pozic je zase nezbytně nutný řidičský průkaz nebo znalost jazyka. I tyto informace si můžete z dokladů a certifikátů ověřit. V zákoníku práce jsou uvedeny i osobní údaje, které naopak nesmíte od zaměstnance, a tedy i od potenciálního zaměstnance až na výjimky požadovat. Jedná se např. o informace o rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborech, apod.

Právním důvodem pro zpracování většiny osobních údajů uchazečů o zaměstnání je uzavření smlouvy. Pod právní důvod uzavření smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR spadá i proces před uzavřením smlouvy, tj. přijímací nebo výběrové řízení.

Jak je to s vyžadováním výpisu z trestního rejstříku?

Zaměstnavatelé často vyžadují výpis z trestního rejstříku od každého uchazeče o zaměstnání. Tento postup však není správný. Výpis z rejstříku trestů neboli informace o trestní bezúhonnosti můžete po uchazeči požadovat pouze, jestliže pro to má  důvod spočívající v povaze práce a navíc je požadování této informace přiměřené. Například, když zaměstnanec bude manipulovat s penězi nebo jinými cennostmi.

Lze uchazeče o zaměstnání prověřovat na sociálních sítích?

K vyhledávání uchazečů o zaměstnání na sociálních sítích musíte mít opět právní důvod. Zpracování osobních údajů ze sociálních sítí bude probíhat typicky na základě Vašeho oprávněného zájmu. V takovém případě musíte zhodnotit, zda nad Vašim oprávněným zájmem nepřevažují práva uchazeče o zaměstnání, zejména právo na soukromí. Toto můžete posoudit i z povahy sociální sítě. Rozdíl bude, budete-li zpracovávat osobní údaje uchazeče uveřejněné v profesním životopise na LinkedInu, nebo informace o soukromém životě potenciálního zaměstnance získané z Facebooku nebo jiné sociální sítě.  

Co s životopisy neúspěšných uchazečů?

Životopisy uchazečů o pracovní pozici, které jste nevybrali, nemůžete dále uchovávat pro případ, že by se Vám mohli v budoucnu hodit. K dalšímu uložení těchto životopisů musíte mít souhlas dotyčné osoby. Informace pro uchazeče by měla obsahovat dobu, po kterou budou životopisy uchovávány. Bez souhlasu neúspěšného uchazeče přichází výjimečně v úvahu zpracování z důvodu Vašeho oprávněného zájmu, např. v případě hrozící žaloby ze strany neúspěšného uchazeče.

Pokud si nejste jistí, jaká máte práva a povinnosti při zpracovávání osobních údajů (potenciálních) zaměstnanců podle GDPR a zákoníku práce, neváhejte se na mě obrátit.